跟进订单疏忽导致亏损？这些教训值得每个外贸人警惕！

跟进的订单因疏忽而导致公司亏损，这样的后果会被扣钱吗？这事说起来沉重，但确实是个需要我们每一个外贸从业者认真思考和防范的问题。

印象最深的一次类似事件，是发生在疫情前1到2年的某个时候。当时，工厂的增值税专用发票（增票）开过来了，但操作员疏忽大意，把它放在了一堆文件底下，结果这一放就是一年。由于出口退税申报需要在报关单所在年的次年4月份之前申报，这次因为操作疏忽导致退税逾期没法申报，直接导致15万的退税彻底泡汤了。打个比方，假设今年是2024年，所有在2024年报关出口的货物，必须在2025年4月之前申请退税，逾期将无法再享受退税优惠。

在这次事件中，不仅是操作员的疏忽，客户、单证操作员、客服经理、财务以及销售员也都存在失职。客户没有及时跟进发票进度，单证操作员和客服经理没有督促整理文件，财务没有对退税资料及时核对，销售员也未能有效沟通。这些环节的失误叠加，最终导致了整整15万元的退税损失。

结果如何呢？自然是有人要承担责任。操作员被罚了2000元，客服经理被罚了2万元，操作1部的团队奖金全扣，剩下的损失由销售员承担。而客户方面也非常通情达理，虽然作为服务公司，我们应当负全责，但客户愿意承担一部分责任，支付了双倍的服务费以弥补损失。

这个教训带来的改变

从那之后，我们公司每年2月至3月间都会进行退税管理的专项检查。财务部门在这段时间里会对两边的账目进行全面梳理，确保所有前年出口但尚未收到增票和未完成退税的单子都得到妥善处理。通过这样的管理措施，我们避免了类似失误的再次发生，也在一定程度上提高了各部门的协作效率和风险意识。

如何避免类似失误？

1. 文件管理规范化：文件堆积是问题的根源之一，确保所有文件得到及时整理和归档，建立标准化的文件管理流程尤为重要。
2. 各部门沟通协作：每个环节的工作都互相关联，退税需要单证、客户、财务等多方的协作，任何一方的疏忽都可能导致全局失败。因此，加强跨部门的沟通和协作机制，设立专门的提醒流程，是避免此类失误的重要手段。
3. 关键节点的提醒机制：退税申报具有明确的时间节点，错过即无法挽回。建议企业可以通过内部ERP系统、电子邮件或其他工具设置关键时间点的自动提醒，确保每一个重要节点都能得到及时关注。

结语

外贸工作中，每一个细节都可能影响到企业的整体效益，尤其是涉及到出口退税等资金往来的重要环节。每次失误都会带来代价，有时候是金钱上的损失，有时候是客户关系的破裂。但我们可以从这些经验中不断学习，改进流程、加强管理，最终减少未来的失误发生。

希望大家都能从这个教训中吸取经验，做到未雨绸缪，在外贸的复杂流程中步步为营。毕竟，规范化的管理和细致入微的态度，才是我们在国际贸易舞台上站稳脚跟的根本。